Jedną z kluczowych zasad prawa pracy jest konieczność zapewnienia podwładnym przez ich pracodawcę bezpiecznych oraz higienicznych warunków do wykonywania czynności służbowych. Obowiązek ten dotyczy również właścicieli lokali biurowych i wynika bezpośrednio z zapisów BHP zawartych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. Dodajmy, że przepisy te obejmują zasady związane głównie z właściwym zaprojektowaniem i urządzeniem pomieszczeń. Należy m.in. zagwarantować pracownikowi swobodny dostęp do niezbędnych urządzeń, a także zapewnić mu właściwe oświetlenie i komfort cieplny (ogrzewanie).
Lokal biurowy musi w pierwszej kolejności spełniać konkretne wymagania odnośnie przestrzeni roboczej. Każda zatrudniona osoba powinna dysponować co najmniej 13m3 wolnej objętości wnętrza oraz minimum 2m2 powierzchni podłogi. Samo pomieszczenie nie może być natomiast niższe niż 3 m, chyba że na jednego pracownika przypada aż 15m3 wolnej objętości (wówczas wysokość może wynosić 2,5 m). Takie rozplanowanie przestrzeni umożliwi wszystkim bezproblemowy dostęp do wszelkich urządzeń i ograniczy do minimum ryzyko wzajemnego zagłuszania się – np. w trakcie prowadzenia rozmów przez telefon.
Na barkach pracodawcy spoczywa również obowiązek utrzymania porządku oraz czystości w pomieszczeniach (zatrudnienie firmy sprzątającej, zapewnienie środków czystości itp.), a także wykonywanie regularnych remontów i konserwacji. Na koniec dodajmy, że firmy zajmujące się wynajmem powierzchni biurowych dbają o to, aby ich lokale były idealnie dostosowane do potrzeb pracowników.
Pracodawca musi zadbać o odpowiednie rozjaśnienie pomieszczeń – zarówno światłem naturalnym, jak i sztucznym. Poszczególne stanowiska powinny znajdować się w wystarczającej odległości od okien, tak aby można było bez przeszkód wykonywać podstawowe obowiązki. Jednocześnie zaleca się zamontowanie w oknach żaluzji, zasłon lub rolet, czyli elementów, które w razie potrzeby pozwolą zapobiec nadmiernemu padaniu promieni słońca na stanowisko.
Poza tym, konieczne jest zainstalowanie światła elektrycznego w postaci lamp lub plafonów sufitowych, a w najmniej doświetlonych miejscach -listw LED-owych i opraw punktowych. Co istotne, natężenie światła w poszczególnych pokojach nie powinno się od siebie różnić bardziej aniżeli w stosunku 5:1 (brak nieprzyjemnych dla oka kontrastów).
Nie mniejsze znaczenie ma właściwe ogrzewanie i wentylacja. Jeśli chodzi o ten pierwszy element, to warto zadbać przede wszystkim o temperaturę – optymalna wynosi 18-21 stopni Celsjusza. Wszystkie pomieszczenia muszą być ponadto doskonale chronione przed napływem zimnego powietrza z zewnątrz, a jednocześnie przed uciekaniem ciepła na zewnątrz (izolacja termiczna). W biurze należy też zamontować wentylację mechaniczną (nawiewno-wywiewną), która skutecznie będzie doprowadzała czyste powietrze. Oto inne wymogi, jakie powinien spełniać lokal biurowy:
– brak progów w drzwiach pomiędzy poszczególnymi pomieszczeniami
– łatwy dostęp do okien (możliwość swobodnego otwierania i mycia)
– niski poziom hałasu dobiegającego z zewnątrz (izolacja akustyczna)
– brak zagrożenia porażeniem prądem (prawidłowo zaprojektowana instalacja elektryczna)
